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一、 方案背景

在当今的商业市场上,人们对于能够为企业战略采购提供帮助的应用软件的需求持续增长。尤其是对于制造型企业而言,这种需求增长的一个主要原因就是采购决策对企业的收益越来越重要。据投资银行的一项调查显示:现在采购及购买成本占到了整个销货成本的百分之六十,而几十年前采购成本所占的比例大概只有百分之二十。

采购及购买成本所占比例大幅增长的主要原因是,现代制造型企业越来越依赖于供应商为企业制成品所提供的增值部件。企业终端产品的大部分价值都来自供应商,因此,制造型企业在寻求成本控制以及竞争优势的时候就需要更好的供应商关系管理系统。有效的供应商管理系统将能够帮助企业增进与供应商的交流并与其建立起更有效的合作,同时也能够帮助企业改进生产流程控制、做出更完善的供应商分析、选择并优化企业的供应商选择决策。

二、 制造业在采购管理面临的挑战

企业采购管理总是伴随着企业的全球化发展和信息技术的更新而发展。由于现代企业朝着集团化和专业化两个方向发展和大量新兴信息技术的出现,新产品、新材料、新技术、新市场层出不穷,采购管理未知数增多、未定数加大;技术发展变化快、市场价格变化大、产品研发时限短、产品生命周期短,使得采购管理的反应时限短;信息传播和市场变化迅速、全球性竞争、全方位经营,使得采购管理的不易掌握和质量成本要求高。因此企业采购管理具有以下挑战:


1.传统价格=成本+利润之公式已不再适用,导致采购成本不易估算和掌握;

2.市场材料价格和市场变动频率高、变动幅度大,导致采购作业时间和实际需求量不易控制;

3.单一货源多,货源变异性大,货源规格不易确认,导致采购对货源的决定贡献度低;

4.技术进展迅速,专业能力不易掌握,导致库存风险高和对供应质量掌控能力差。


面对挑战,企业只有坚持以动态变革的思想实现采购随需而动,从而实现简单的交易到战略合作采购的发展、以成本为目标到以价值创造为目标的转变、被动接受采购指令到自行预测调整的转化、从单一的购买行为到策略性采购供应链管理的变革。

因此,需要通过一套先进的采购管理平台把供应商询源、准入、考核、合同、合同执行等等环节全部在线化管理起来。HuaZhi SRM采购管理平台实现物资采购一体化端到端管理过程,增强了企业采购的管理和监督作用,更容易发现潜在的成本节约机会。采购过程允许供应商,采购管理人员和内部用户在线协同,缩短了采购业务周期,通过提高与供应商协作的业务效率,增加战略供应商的价值;同时易于满足企业内控部、审计部与预算办等职能部门参与采购业务的管理。


三、HuaZhi SRM制造行业立即博网址

采购管理平台的计划管理、采购寻源管理、合同管理、库存管理、结算管理构成整个采购业务链,供应商管理、供应商协同管理、价格管理、专家管理、物资管理与目录管理贯穿在这个采购业务链当中,支持整个企业物资采购业务管理过程。下图是采购管理平台的功能框架。

 

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其中包括了以下的功能模块:

 

Ø 供应商管理:供应商准入管理、供应商分级管理、供应商考核评价、供应商目录管理、供应商主数据管理等

Ø 计划管理:年度需求计划、月度需求计划、采购计划等

Ø 寻源管理:采购方案准备、采购方案审批、采购方案执行、采购结果等

Ø 合同管理:合同文本管理、合同审批管理、合同执行管理等

Ø 仓储管理:物资库存管理、仓储管理等

Ø 供应商协同管理:采购执行协同、寻源协同、库存协同等

Ø 价格管理:市场价格管理、目录价格管理、合同价格管理等

Ø 专家管理:专家准入管理、专家抽取、专家动态管理等

Ø 物资管理:物资分类管理、物资编码管理等

Ø 目录管理:物资目录管理、电子采购目录管理等

Ø 采购分析:寻源管理分析、合同执行与监控、花费分析、决策报表等

 

与第三方系统的集成

HuaZhi采购平台与ERP系统之间,既有数据的验证与检查,例如预算检查、总账科目检查、资产与成本中心数据检查等,又主数据的交互,例如度量单位主数据、工厂主数据、组织结构数据等,还有交易数据紧密耦合的双向交互,例如需求计划,采购订单、预留单、合同信息等。采购平台与ERP系统是产品级预配置的集成,只需要把两系统的连接建立起来,这些数据集成自动形成。

采购管理平台同时提供了通用集成接口,支持与非产品集成,例如支持与SAP ERP系统集成、用友ERP系统集成、金蝶ERP系统集成等。

采购管理平台与ERP系统集成,可以使用采购管理平台提供的标准数据集中平台实现系统间实时集成、数据核对和转换,提供严格的安全控制体系以保障数据传递的完整性,保证了数据安全性和完整性。

采购平台与非 ERP 系统之间集成,既有可以进行数据的验证与检查,例如预算检查、总账科目检查、资产与成本中心数据检查等,又可以进行主数据的交互,例如度量单位主数据、工厂主数据、组织结构数据等,还可以进行采购业务凭证数据的双向交互集成,例如需求计划,采购订单、预留单、合同信息等。

 

四、HuaZhi SRM给制造业带来的价值

采购管理平台实现物资采购一体化端到端管理过程,增强了企业采购的管理和监督作用,更容易发现潜在的成本节约机会。采购过程允许供应商,采购管理人员和内部用户在线协同,缩短了采购业务周期,通过提高与供应商协作的业务效率,增加战略供应商的价值;同时易于满足企业内控部、审计部与预算办等职能部门参与采购业务的管理。


1) 采购管理平台提供丰富采购业务模式管理功能,兼容差异构建一体化业务

企业分子公司的采购业务都有一定差异,统一的采购平台可以标准化采购业务流程,同时可以兼容各分子公司业务流程差异,构建端到端的采购业务的全覆盖、全流程、全过程管理。


2) 采购管理平台是一个简单易用、功能完整,业界领先的采购平台

采购管理平台是完全基于 B/S 架构的,企业内部用户与外部供应商用户都是使用浏览器来登录使用的,非常简单、方便使用。系统界面可以基于企业的需求进行个性化配置,同时平台提供各种采购流程的离线业务操作管理,例如供应商可以进行离线基于 PDF 的报价过程等等。平台提供各种移动方案,例如使用用户可以在移动设备,例如手机上提报需求计划。平台可以灵活制定各种统计分析、业务监控、决策分析多维度的采购业务分析,为企业采购业务发展提高提供了有力的保障。


3) 采用采购管理平台是低风险的项目实施保证

采购平台有超过23,850个全球客户群和超过30个的中国客户群,积累了丰富的本地化实施经验和支持团队,同时基于成熟产品级客户化定制最大程度降低二次开发的实施风险,量身定制的专业化专家支持和培训计划确保项目成功。


4) 实现了计划的集中控制和管理,发挥集团采购优势,节约采购成本

各使用单位在采购管理平台中分散提交各种需求计划,采购平台将进行合并和归类,而后由集中采购单位执行统一的寻源采购过程,集中化的招标和竞价使企业有机会得到更好的供应商折扣和供货服务,实现采购节约。采购管理平台能帮助企业节约成本,实现需求的集中控制和管理,为了充分发挥企业集中采购的优势。


5) 建立了内外协同的采购操作平台,提高采购信息透明性,加速采购流程

采购管理平台拓展了采购业务的外延,为企业与供应商及内部需求者搭建了一个实时协作的采购平台。需求者可以在平台上提出采购需求,并得到审批。基于采购目录的采购自动寻源,可以帮助买方简化采购流程,缩短采购周期,降低采购管理成本。

整个采购业务流都在采购管理平台上完成,信息及时传递,而且允许从任意业务点切入查询整个采购任务的业务单据流,保证了信息的透明性,并加速了采购业务流程,同时也降低了供应商参与采购业务的交易成本。


6) 建立了统一的供应商库,实现全面的供应商动态管理和评估体系

基于集中统一的供应商数据库,采购管理平台利用互联网技术把买方与供应商连接起来,使供应商能够加入买方的采购业务流程,一同分析、控制和优化与双方的信息流、物流和资金流。供应商发生的采购业务都能忠实的被记录到供应商数据库中,如注册信息,投标信息,后续的送货信息,采购协议遵循度,采购需求者方对供应商某次服务的评价等。这些信息中有结构化的系统信息如投标价格,送货时间,也可以有非结构化的信息如专家对其的评价,采购需求者对其的评价,也可以包含系统计算出来的数据,如注册时填写的企业规模。所有这些数据都能够通过采购平台动态展现出来。买方的采购管理者可以根据评估结果对供应商升降级,乃至于将供应商淘汰出供应商库。

采购过程中的所有数据都能够形成后续评估的数据基础,而评估结果又可以反过来影响采购寻源的过程,基于集中统一的数据库,企业可以将供应商管理形成一个有效的闭环,实现对供应商的动态评估和管理。


7) 保证了合同的合规性,有效推进管理规定,提高采购执行力

许多企业都会遇到以下问题:合同一旦签订完成,合同管理便停止了,很多合同静静地躺在文件柜中直到合同过期,这些花费了企业大量人力物力的合同没有办法被企业再利用或为企业提供知识积累。同时,在合同签订过程中,合同的拟定和协商过程周期过长、合同批准过程费力耗时、没有统一的合同数据库和合同模板、对合同的协商进程缺乏必要的跟踪,没有有效的合同版本管理。合同签订以后,合同条款协商和执行出现断层、缺少合同执行情况的报告和统计、对需要重新审定的合同没有预警机制、供应商的合同履行绩效评估缺失。

采购管理平台的合同管理允许供应商参加协作式的合同谈判,缩短了合同谈判周期,同时有效的将采购合同的结构化的可执行数据与法务合同文本结合起来,使合同管理贯穿于合同的整个生命周期。寻源后的结果能够直接转化为合同保存起来,采购合同中的商务条件也可以带入到后续的订单执行过程中,由此保证了采购制度可以从上而下,得到有效贯彻执行,进而提高采购部门的执行力。

8) 采购管理平台具有灵活性和适应性


采购管理平台不但能够适应企业当前的管理需求,而且还能满足将来发展的需求。通过丰富的案例应用总结出大量的企业管理实践,并将这些实践凝聚到其庞大复杂的立即博网址中,整个系统后台有数万个功能参数,可以通过参数的设置而定义出不同的运作流程,也就是说可以通过参数设置的不同变化而满足下属企业不同类型采购流程管理的各种需求。另外,企业流程也是处于不断优化过程中,采购平台可以通过调整功能参数而灵活的改变流程,从而适应企业流程的持续性改进。这样就最大限度地避免了因为企业流程的改变而需要重新开发系统,同时当企业进行流程调整或部门重组时,还可以不断地对组织结构和业务流程进行调整。总之,采购平台可以灵活的配置出适合企业的合理的运作流程,同时又能根据企业业务需要的变化而不断调整参数,配置出新的流程,适应企业持续性的流程改进。

 




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